Business-Plattform · Ferienwohnungsverwaltung

Die gesamte Verwaltung einer Ferienwohnung, an einem Ort.

RomeStays Dashboard ist die Verwaltungssoftware, mit der wir jeden Tag die Ferienwohnungen von RomeStays in Rom betreuen. Sie übernimmt die Buchungen aus dem Buchungsverwaltungssystem, automatisiert Check-in und Zugänge, archiviert die Dokumente, stellt die Rechnungen aus und berechnet Buchung für Buchung, was dem Eigentümer, der Unterkunft und dem Verwalter zusteht.

Sprechen wir darüber

Datenschutz

Buchungen

Automatisch synchronisiert

Verwaltungsmodelle

Zwei, mit getrennten Konten

Für wen

Verwalter und Eigentümer

Buchungen

Jede Buchung kommt von selbst, bereits berechnet

Die Buchungen der Portale kommen aus dem Buchungsverwaltungssystem und landen im Kalender, zusammen mit den von Hand erfassten oder aus Excel importierten. Für jede berechnet das Dashboard sofort Provisionen, Reinigung, Kurtaxe, Mehrwertsteuer und Erträge und meldet Unstimmigkeiten.

Check-in und Zugänge

Der Gast kommt an, und die Tür kennt seinen Code bereits

Die Daten aus dem Online-Check-in der Gäste werden in der Buchung erfasst. Mit einem einzigen Schritt bereitet das Team die Willkommensnachricht vor und aktiviert am Tastenfeld des Schlosses den Code des Gastes, gültig nur für seinen Aufenthalt; der persönliche Link bringt ihm Anleitungen und Informationen zur Wohnung.

Dokumente und Pflichten

Dokumente, Gästemeldungen und Kurtaxe im Griff

Die Dokumente jeder Unterkunft werden automatisch archiviert und synchronisiert. Bei jeder Buchung sehen Sie, ob die Gäste den Behörden gemeldet wurden und ob die Rechnung ausgestellt ist, und die Kurtaxe wird pro Zeitraum berechnet, bereit zur Abführung.

Rechnungen

Rechnungen und E-Rechnung, ohne etwas abzutippen

Die Verwaltungsrechnungen entstehen aus den Buchungen des Zeitraums, mit Gutschriften und Status vom Entwurf bis bezahlt. Das Dashboard erstellt außerdem die XML-Datei der E-Rechnung und die Rechnung für den Gast, der sie anfordert.

Zwei Verwaltungsmodelle

Provision oder Ertragsteilung, mit den richtigen Abrechnungen

Im ersten Modell kassiert der Eigentümer, und der Verwalter stellt seine Provision und seine Leistungen in Rechnung. Im zweiten kassiert der Verwalter und trägt die belegten Kosten, und der Nettoertrag wird nach den vertraglichen Anteilen geteilt, mit monatlichen Vorauszahlungen und einer Quartalsabrechnung, die der Eigentümer nach der Freigabe sieht.

Eigentümer und Team

Jeder sieht nur, was ihn betrifft

Der Eigentümer meldet sich mit seinem eigenen Zugang an und sieht seine Unterkünfte, seine Buchungen und seine Abrechnungen; das Team verwaltet alles Übrige. Jeden Morgen erhalten die Mitarbeitenden eine Übersicht auf ihr Telefon, mit Anreisen, Abreisen und anstehenden Aufgaben.

Alle Funktionen

Was das Dashboard heute leistet, Bereich für Bereich: von der Buchung bis zur Abrechnung des Eigentümers.

Buchungen und Kalender

Automatische Synchronisierung der Buchungen aus dem Buchungsverwaltungssystem (Channel-Manager)
Von Hand erfasste oder aus Excel mit einer geführten Vorlage importierte Buchungen
Kalender pro Unterkunft und Synchronisierung mit Google Calendar
Verfügbarkeit jeder Unterkunft im Zeitverlauf, mit Öffnungs- und Schließzeiträumen
Erkennung von Unstimmigkeiten in den Buchungen
Export der Buchungen als CSV und Excel

Check-in, Zugänge und Gäste

Gäste aus dem Online-Check-in in der Buchung erfasst, mit den Daten ihrer Ausweisdokumente
Willkommensnachricht und Zugangscode am Tastenfeld des Schlosses aktiviert, in einem einzigen Schritt
Eindeutige, verschlüsselte Zugangscodes pro Buchung
Persönlicher Link für den Gast mit den Informationen zur Wohnung
Anreisen und Abreisen von heute und morgen, Reinigung und Wäsche

Dokumente und Pflichten

Dokumentenarchiv pro Unterkunft, automatisch synchronisiert
Status der Gästemeldung an die Behörden, Buchung für Buchung
Berechnung der Kurtaxe pro Zeitraum
Kontaktverzeichnis

Abrechnung und Rechnungen

Berechnungs-Engine für jede Buchung: Provisionen, Reinigung, Kurtaxe, Mehrwertsteuer
Ertrag von Eigentümer, Unterkunft und Verwalter, Buchung für Buchung
Wirtschaftliche Parameter in der Buchung eingefroren: Änderungen schreiben die Vergangenheit nicht um
Verwaltungsrechnungen aus den Buchungen des Zeitraums, mit Gutschriften
XML-Datei der E-Rechnung und Rechnung für den Gast
Rechnungsstatus vom Entwurf bis bezahlt

Ertragsteilung

Zwei Verwaltungsmodelle, der Unterkunft ein für alle Mal zugeordnet
Einnahmenregister nach Gutschriftsdatum, mit den Buchungen abgeglichen
Kostenregister mit Beleg, Freigabe und Kategorie
Monatliche Vorauszahlungen an den Eigentümer, automatisch geplant
Quartalsabrechnung mit Prüfung, Freigabe, Abschluss und Zahlung
Kontrollen auf Kosten ohne Beleg, fehlende Einnahmen und verspätete Vorauszahlungen

Eigentümer, Team und Benachrichtigungen

Zugang des Eigentümers zu seinen Unterkünften, Buchungen und Abrechnungen
Getrennte Rollen für Administratoren, Team und Eigentümer, mit Berechtigungen Feld für Feld
Morgenübersicht, Hinweise zu Anreisen und Abreisen sowie wöchentliche und monatliche Berichte auf dem Telefon der Mitarbeitenden
Schnellbefehle vom Telefon, um Rechnungen als versendet und Gäste als gemeldet zu markieren
Verlauf jeder Änderung, mit Angabe, wer sie vorgenommen hat