Plateforme métier · Gestion de locations de vacances

Toute la gestion d’une location de vacances, au même endroit.

RomeStays Dashboard est le logiciel de gestion avec lequel nous gérons chaque jour les locations de vacances de RomeStays à Rome. Il rassemble les réservations issues du logiciel de gestion des réservations, automatise le check-in et les accès, archive les documents, émet les factures et calcule, réservation par réservation, ce qui revient au propriétaire, au logement et à celui qui le gère.

Parlons-en

Politique de confidentialité

Réservations

Synchronisées automatiquement

Modèles de gestion

Deux, avec des comptes séparés

Pour qui

Gestionnaires et propriétaires

Réservations

Chaque réservation arrive d’elle-même, déjà calculée

Les réservations des plateformes arrivent depuis le logiciel de gestion des réservations et rejoignent le calendrier, avec celles saisies à la main ou importées depuis Excel. Pour chacune, le tableau de bord calcule aussitôt commissions, ménage, taxe de séjour, TVA et revenus, et signale les anomalies.

Check-in et accès

L’hôte arrive et la porte connaît déjà son code

Les données du check-in en ligne des hôtes sont enregistrées sur la réservation. En un seul geste, l’équipe prépare le message de bienvenue et active sur le clavier de la serrure le code de l’hôte, valable uniquement pour son séjour ; le lien personnel lui apporte les instructions et les informations du logement.

Documents et obligations

Documents, déclarations et taxe de séjour sous contrôle

Les documents de chaque logement sont archivés et synchronisés automatiquement. Pour chaque réservation, vous voyez si les hôtes ont été déclarés aux autorités et si la facture a été émise, et la taxe de séjour se calcule par période, prête à être versée.

Factures

Factures et facture électronique sans rien ressaisir

Les factures de gestion naissent des réservations de la période, avec avoirs et statuts du brouillon au payé. Le tableau de bord prépare aussi le fichier XML de la facture électronique et la facture pour l’hôte qui la demande.

Deux modèles de gestion

Commission ou partage des revenus, avec les bons comptes

Dans le premier modèle, le propriétaire encaisse et le gestionnaire facture sa commission et ses services. Dans le second, le gestionnaire encaisse et supporte les coûts justifiés, et le revenu net se partage selon les quotes-parts du contrat, avec des acomptes mensuels et un relevé trimestriel que le propriétaire voit une fois approuvé.

Propriétaires et équipe

Chacun ne voit que ce qui le concerne

Le propriétaire se connecte avec son propre accès et voit ses logements, ses réservations et ses relevés ; l’équipe gère tout le reste. Chaque matin, un récapitulatif arrive sur le téléphone des opérateurs, avec arrivées, départs et tâches à faire.

Toutes les fonctions

Ce que le tableau de bord fait aujourd’hui, domaine par domaine : de la réservation au relevé du propriétaire.

Réservations et calendrier

Synchronisation automatique des réservations depuis le logiciel de gestion des réservations (channel manager)
Réservations saisies à la main ou importées depuis Excel avec un modèle guidé
Calendrier par logement et synchronisation avec Google Calendar
Disponibilité de chaque logement dans le temps, avec périodes d’ouverture et de fermeture
Détection des anomalies sur les réservations
Export des réservations en CSV et Excel

Check-in, accès et hôtes

Hôtes du check-in en ligne enregistrés sur la réservation, avec les données de leurs pièces d’identité
Message de bienvenue et code d’accès activé sur le clavier de la serrure, en un seul geste
Codes d’accès uniques par réservation, chiffrés
Lien personnel de l’hôte avec les informations du logement
Arrivées et départs du jour et du lendemain, ménage et blanchisserie

Documents et obligations

Archive de documents par logement, synchronisée automatiquement
Statut de la déclaration des hôtes aux autorités, réservation par réservation
Calcul de la taxe de séjour par période
Carnet de contacts

Comptes et factures

Moteur de calcul pour chaque réservation : commissions, ménage, taxe de séjour, TVA
Revenu du propriétaire, du logement et du gestionnaire, réservation par réservation
Paramètres économiques figés sur la réservation : les modifier ne réécrit pas le passé
Factures de gestion à partir des réservations de la période, avec avoirs
Fichier XML de la facture électronique et facture pour l’hôte
Statuts de la facture du brouillon au payé

Partage des revenus

Deux modèles de gestion, attribués au logement une fois pour toutes
Registre des encaissements par date de crédit, rapproché des réservations
Registre des coûts avec justificatif, approbation et catégorie
Acomptes mensuels au propriétaire, programmés automatiquement
Relevé trimestriel avec révision, approbation, clôture et paiement
Contrôles des coûts sans justificatif, des encaissements manquants et des acomptes en retard

Propriétaires, équipe et notifications

Accès du propriétaire à ses logements, réservations et relevés
Rôles distincts pour administrateurs, équipe et propriétaires, avec des droits champ par champ
Récapitulatif du matin, alertes sur les arrivées et départs et rapports hebdomadaires et mensuels sur le téléphone des opérateurs
Commandes rapides depuis le téléphone pour marquer les factures envoyées et les hôtes déclarés
Historique de chaque modification, avec son auteur

Sécurité

Connexion avec authentification à deux facteurs
Données sensibles chiffrées et séparées par propriétaire au niveau de la base de données
Pages privées jamais mises en cache
Sauvegardes chiffrées