Business Platform · Gestione case vacanze

Tutta la gestione di una casa vacanze, in un solo posto.

RomeStays Dashboard è il gestionale con cui gestiamo ogni giorno le case vacanze di RomeStays a Roma. Raccoglie le prenotazioni dal gestionale delle prenotazioni, automatizza check-in e accessi, archivia i documenti, emette le fatture e calcola, prenotazione per prenotazione, quanto spetta al proprietario, alla casa e a chi la gestisce.

Parliamone

Prenotazioni

Sincronizzate in automatico

Modelli di gestione

Due, con conti separati

Per chi

Gestori e proprietari

Prenotazioni

Ogni prenotazione arriva da sola, già calcolata

Le prenotazioni dei portali arrivano dal gestionale delle prenotazioni e finiscono nel calendario, insieme a quelle inserite a mano o importate da Excel. Per ognuna la dashboard calcola subito commissioni, pulizie, tassa di soggiorno, IVA e guadagni, e segnala le anomalie.

Check-in e accessi

L’ospite arriva e la porta sa già il suo codice

I dati del check-in online degli ospiti vengono registrati sulla prenotazione. Con un solo gesto lo staff prepara il messaggio di benvenuto e attiva sul tastierino della serratura il codice dell’ospite, valido solo per il suo soggiorno; il link personale gli porta istruzioni e informazioni della casa.

Documenti e adempimenti

Documenti, segnalazioni e tassa di soggiorno sotto controllo

I documenti di ogni struttura sono archiviati e sincronizzati in automatico. Per ogni prenotazione si vede se gli ospiti sono stati segnalati alle autorità e se la fattura è stata emessa, e la tassa di soggiorno si calcola per periodo, pronta da versare.

Fatture

Fatture e fattura elettronica senza ricopiare nulla

Le fatture di gestione nascono dalle prenotazioni del periodo, con note di credito e stati dal bozza al pagato. La dashboard prepara anche il file XML della fattura elettronica e la fattura per l’ospite che la chiede.

Due modelli di gestione

Commissione o divisione dei guadagni, con i conti giusti

Nel primo modello il proprietario incassa e il gestore fattura la sua commissione e i servizi. Nel secondo il gestore incassa e sostiene i costi documentati, e il ricavo netto si divide secondo le quote del contratto, con anticipi mensili e un rendiconto trimestrale che il proprietario vede quando è approvato.

Proprietari e squadra

Ognuno vede solo ciò che gli spetta

Il proprietario entra con il suo accesso e vede le sue strutture, le sue prenotazioni e i suoi rendiconti; lo staff gestisce tutto il resto. Ogni mattina un riepilogo arriva sul telefono degli operatori, con arrivi, partenze e cose da fare.

Tutte le funzioni

Ciò che la dashboard fa oggi, area per area: dalla prenotazione al rendiconto del proprietario.

Prenotazioni e calendario

Sincronizzazione automatica delle prenotazioni dal gestionale delle prenotazioni (channel manager)
Prenotazioni inserite a mano o importate da Excel con un modello guidato
Calendario per struttura e sincronizzazione con Google Calendar
Disponibilità di ogni struttura nel tempo, con periodi di apertura e chiusura
Rilevamento delle anomalie sulle prenotazioni
Esportazione delle prenotazioni in CSV ed Excel

Check-in, accessi e ospiti

Ospiti del check-in online registrati sulla prenotazione, con i dati dei documenti
Messaggio di benvenuto e codice di accesso attivato sul tastierino della serratura, in un solo gesto
Codici di accesso unici per prenotazione, cifrati
Link personale dell’ospite con le informazioni della casa
Arrivi e partenze del giorno e del giorno dopo, pulizie e lavanderia

Documenti e adempimenti

Archivio documenti per struttura, sincronizzato in automatico
Stato della segnalazione degli ospiti alle autorità, prenotazione per prenotazione
Calcolo della tassa di soggiorno per periodo
Rubrica dei contatti

Conti e fatture

Motore di calcolo per ogni prenotazione: commissioni, pulizie, tassa di soggiorno, IVA
Guadagno del proprietario, della casa e del gestore, prenotazione per prenotazione
Parametri economici congelati sulla prenotazione: cambiarli non riscrive il passato
Fatture di gestione dalle prenotazioni del periodo, con note di credito
File XML della fattura elettronica e fattura per l’ospite
Stati della fattura dalla bozza al pagato

Divisione dei guadagni

Due modelli di gestione, assegnati alla struttura una volta per tutte
Registro degli incassi per data di accredito, riconciliato con le prenotazioni
Registro dei costi con documento, approvazione e categoria
Anticipi mensili al proprietario, programmati in automatico
Rendiconto trimestrale con revisione, approvazione, chiusura e pagamento
Controlli su costi senza documento, incassi mancanti e anticipi in ritardo

Proprietari, squadra e notifiche

Accesso del proprietario alle sue strutture, prenotazioni e rendiconti
Ruoli separati per amministratori, staff e proprietari, con permessi campo per campo
Riepilogo del mattino, avvisi su arrivi e partenze e report settimanali e mensili sul telefono degli operatori
Comandi rapidi dal telefono per segnare fatture inviate e ospiti segnalati
Storico di ogni modifica, con chi l’ha fatta