Trattativa diretta, confronto di preventivi e RdO sul MePA: differenze e come rispondere

Quando una pubblica amministrazione vuole comprare da te sul MePA, ti arriva un invito a una negoziazione. Sul portale tutte si chiamano «RdO», ma sono quattro strumenti diversi, con regole diverse su quanti fornitori partecipano, come si valuta l'offerta e cosa puoi fare dopo averla inviata.

Questa guida le mette a confronto dal lato dell'impresa: cosa sono, quando una PA usa l'una o l'altra e come si risponde senza farsi escludere per un errore di procedura. I passaggi seguono le istruzioni ufficiali di Acquisti in rete, le norme quelle del Codice dei contratti (d.lgs. 36/2023).

Le quattro negoziazioni a confronto

Trattativa diretta

un solo fornitore, solo su invito;
offerta a corpo, un solo lotto, nessuna classifica;
partecipi solo come singola impresa.

Confronto di preventivi

più fornitori, solo su invito;
offerta a corpo, un solo lotto, nessuna classifica;
partecipi solo come singola impresa.

RdO semplice

più fornitori, su invito o aperta;
aggiudicazione al minor prezzo, solo lotto unico, con classifica;
puoi partecipare da solo o in raggruppamento.

RdO evoluta

più fornitori, su invito o aperta;
aggiudicazione al minor prezzo o al miglior rapporto qualità/prezzo, anche più lotti e categorie diverse, con classifica;
puoi partecipare da solo o in raggruppamento.

Due differenze contano più delle altre:

La trattativa diretta e il confronto di preventivi sono affidamenti diretti. La PA sceglie a chi chiedere l'offerta, e con il confronto di preventivi ne mette a paragone più d'una.
Le RdO sono vere gare sotto soglia, con una classifica. Solo la RdO evoluta può avere più lotti, valutare la qualità oltre al prezzo e riguardare categorie di abilitazione diverse.

Quando la PA usa l'una o l'altra

La scelta dipende soprattutto dall'importo. L'art. 50 del Codice dei contratti stabilisce come una PA può affidare i contratti sotto le soglie europee:

affidamento diretto per servizi e forniture sotto i 140.000 euro e per lavori sotto i 150.000 euro. È il campo della trattativa diretta e del confronto di preventivi, e le regole che valgono per l'impresa sono nella nostra guida all'affidamento diretto;
procedura negoziata senza bando per servizi e forniture da 140.000 euro fino alla soglia europea, consultando almeno cinque operatori, ove esistenti;
procedura negoziata senza bando per i lavori, con almeno cinque operatori da 150.000 euro a 1 milione e almeno dieci da 1 milione fino alla soglia europea.

Sul MePA le procedure negoziate si svolgono con le RdO. Una RdO aperta è visibile a tutte le imprese abilitate alla categoria. A una RdO su invito partecipa solo chi la PA ha scelto.

Prima di tutto: devi essere abilitato alla categoria giusta

Puoi presentare un'offerta solo se la tua impresa è abilitata alla categoria della negoziazione. Se non lo sei ancora, parti dalla nostra guida all'abilitazione al MePA passo per passo.

Possono avviare la risposta:

il legale rappresentante abilitato ad almeno una delle categorie della RdO;
un collaboratore associato alla categoria e autorizzato all'area di lavoro «Offerta RDO».

Come rispondere a una trattativa diretta o a un confronto di preventivi

La procedura è identica per i due strumenti.

1. Leggi il riepilogo

Dal cruscotto, in Vendite → Negoziazioni → MePA, apri la negoziazione. Il riepilogo contiene quattro sezioni:

Dati principali: identificativo, bando di riferimento, tipo di negoziazione;
Date: entro quando presentare l'offerta e fino a quando resti vincolato dopo averla presentata;
Dettaglio: criterio di aggiudicazione, CIG, CPV e categoria;
Documentazione: i documenti della PA, dove trovi l'oggetto preciso della richiesta.

2. Chiedi chiarimenti, se servono

Con Richiesta di chiarimenti scrivi direttamente alla PA, fino alla scadenza indicata nelle date. La PA può risponderti a sistema oppure pubblicare le risposte a tutti tra i documenti della negoziazione: ricontrollali prima di inviare.

3. Avvia la procedura e scegli i compilatori

In Le tue procedure seleziona Avvia nuova procedura. Nella sezione Compilatori decidi chi della tua impresa può lavorare su questa offerta. Chi non è tra i compilatori attivi non può gestire la partecipazione.

Puoi interrompere e riprendere la compilazione quando vuoi, entro il termine.

4. Carica la documentazione amministrativa

Nella sezione Documentazione amministrativa trovi i documenti richiesti e quali sono obbligatori. Caricali e premi Valida.

5. Inserisci l'offerta

L'ordine conta:

inserisci il valore offerto;
premi Salva: solo così il sistema genera il documento di offerta economica;
scarica il documento, firmalo digitalmente e ricaricalo insieme all'eventuale documentazione tecnica;
premi Valida.

Attenzione: dopo aver caricato i documenti non premere di nuovo Salva. Per il sistema vuol dire che hai cambiato il valore dell'offerta, e cancella i documenti generati e caricati.

6. Invia

Quando tutte le sezioni sono validate, seleziona Invia offerta. Nelle Comunicazioni della negoziazione ricevi la ricevuta: un PDF che conferma l'invio ed elenca i documenti presentati.

Fino alla scadenza puoi ancora ritirare la busta e presentare un'offerta nuova.

Cosa cambia nelle RdO

Rispondere a una RdO semplice o evoluta segue gli stessi passi, con tre sezioni in più.

Forma di partecipazione: scegli se partecipi da solo, eventualmente con l'avvalimento di un'impresa ausiliaria abilitata alla stessa categoria, o in forma multipla, come raggruppamento di imprese.
Scelta del lotto: indichi il lotto o i lotti per cui presenti l'offerta. In caso di raggruppamento, qui inserisci gli altri partecipanti e il loro ruolo.
DGUE: se la PA l'ha predisposto, compili o carichi qui la risposta al Documento di gara unico europeo. Se invece l'ha chiesto tra i documenti di gara, lo carichi nella documentazione amministrativa.

Nelle RdO puoi seguire anche la seduta pubblica. Da quando la PA avvia l'esame delle offerte vedi i concorrenti, gli eventuali punteggi, i prezzi o gli sconti offerti, le esclusioni, la graduatoria e l'aggiudicazione. I documenti degli altri concorrenti non sono mai visibili.

Dopo l'invio: rettifica e stipula

Hai sbagliato una cifra? La rettifica

L'art. 101, comma 4, del Codice permette di correggere un errore materiale nell'offerta tecnica o economica, di cui ti accorgi dopo la scadenza. Puoi farlo fino al giorno fissato per l'apertura delle offerte. La rettifica non può diventare una nuova offerta né una modifica sostanziale.

Sul MePA la carichi dalla sezione Rettifiche, che compare dopo la scadenza se hai presentato un'offerta. Il documento va firmato digitalmente dal legale rappresentante. Non puoi più rettificare quando la PA ha aperto le buste.

La stipula

Se vieni scelto, il sistema ti invia una notifica di stipula. La notifica non contiene il contratto firmato: è la PA che te lo manda, con una comunicazione a sistema o fuori dalla piattaforma.

La regola che sorprende molte imprese: la rotazione

Il Codice applica agli affidamenti sotto soglia il principio di rotazione (art. 49). È vietato affidare un appalto al contraente uscente quando due affidamenti consecutivi riguardano lo stesso settore merceologico, la stessa categoria di opere o lo stesso settore di servizi.

In pratica: se hai appena lavorato per una PA, non è scontato che la stessa PA possa riaffidarti il contratto successivo dello stesso tipo. La norma prevede però alcune eccezioni:

la PA motiva la scelta: il contraente uscente può essere reinvitato o riaffidato quando la PA lo motiva con la struttura del mercato e l'assenza di alternative, dopo aver verificato la buona esecuzione e la qualità del contratto precedente;
affidamenti diretti sotto i 5.000 euro: la PA può derogare alla rotazione;
procedure negoziate: la rotazione non si applica quando l'indagine di mercato non ha posto limiti al numero di operatori da invitare.

Gli errori che costano l'offerta

Premere Salva dopo aver caricato i documenti. Il sistema li cancella e devi rigenerarli e rifirmarli.
Lasciare l'invio all'ultima ora. Firma, caricamento e validazione richiedono tempo, e dopo la scadenza il sistema non accetta più offerte.
Un collaboratore fuori dai compilatori. Non può gestire l'offerta né seguire la seduta pubblica. I documenti da firmare digitalmente vanno comunque firmati dal legale rappresentante.
Ignorare le risposte ai chiarimenti. La PA può pubblicarle tra i documenti senza scriverti direttamente.
Non guardare la data di vincolo. L'offerta ti impegna fino alla data indicata nel riepilogo, anche se l'esito tarda.

Domande frequenti

Posso rispondere a una RdO a cui non sono stato invitato? Solo se è una RdO aperta e sei abilitato alla sua categoria. Trattative dirette e confronti di preventivi sono sempre solo su invito.

Posso partecipare in raggruppamento a una trattativa diretta? No. Nella trattativa diretta e nel confronto di preventivi il sistema ammette solo la partecipazione come singola impresa.

Posso cambiare l'offerta dopo averla inviata? Prima della scadenza sì: ritiri la busta e ne presenti una nuova. Dopo la scadenza puoi solo correggere un errore materiale con la rettifica, fino all'apertura delle offerte.

Chi deve firmare l'offerta? Il legale rappresentante, con firma digitale in formato CAdES o PAdES. Un collaboratore può preparare e inviare l'offerta, ma non firmarla al posto suo.

Da qui in avanti

Per il quadro completo (catalogo, ordini diretti, DGUE, strategie per vincere più spesso) leggi la nostra guida al MEPA e alle gare d'appalto.

Se vuoi qualcuno che prepari la parte tecnica e documentale delle offerte, Aumatex affianca le imprese nelle gare d'appalto e sul MEPA. Con Smart MEPA puoi orientarti tra bandi, categorie e requisiti. Per una negoziazione in corso, scrivici.

Fonti: Wiki Acquisti in rete PA, Le negoziazioni MePA, Risposta RdO MePA e Trattativa diretta. D.lgs. 36/2023, art. 49, art. 50 e art. 101 su Normattiva.