Catalogo MePA: come caricare prodotti e servizi

Sul MePA una pubblica amministrazione può comprare in due modi: scegliendo un'offerta già pubblicata a catalogo, con un ordine diretto, oppure negoziando con i fornitori abilitati. Il catalogo è quindi la tua vetrina: se un prodotto o un servizio non c'è, la PA non può ordinarlo direttamente da te.

Caricarlo non è complicato, ma la procedura ha tre fasi distinte e alcune regole che, se ignorate, portano Consip a cancellare gli articoli. Questa guida segue la procedura com'è oggi su Acquisti in rete, con i riferimenti alle istruzioni ufficiali del Wiki di Consip.

Quando serve un catalogo, e quando no

Prima di tutto devi essere abilitato al MePA nelle categorie giuste. Se non lo sei ancora, parti dalla nostra guida all'abilitazione al MePA passo per passo.

Il catalogo non esiste per tutto. Ogni offerta deve appoggiarsi a una scheda tecnica (detta anche scheda di catalogo) prevista dalla documentazione della tua categoria. Le regole di Consip sono chiare:

se per un bene o servizio non esiste una scheda di catalogo, in nessuna categoria, non puoi pubblicarlo: si negozia solo con trattativa diretta o richiesta di offerta;
se esiste già una scheda adatta, l'offerta va lì e non in un'altra scheda di catalogo;
l'offerta deve essere conforme al Capitolato tecnico e alla sua Appendice, che per ogni scheda descrive gli attributi da compilare.

Per sapere se la tua categoria ha schede di catalogo, e quali, apri la documentazione del bando (Beni o Servizi) e leggi l'Appendice al Capitolato tecnico della categoria. È lo stesso documento che userai per compilare gli articoli.

Chi può gestire il catalogo

Il catalogo si gestisce dalla voce Gestione catalogo nel menu laterale del Cruscotto. Possono usarla:

il legale rappresentante, se è associato alla categoria in cui vuoi pubblicare;
un collaboratore autorizzato a gestire il catalogo dell'impresa.

L'associazione alle categorie si controlla da Gestione abilitazioni, nella sezione Categorie → Gestisci categorie: da lì il legale rappresentante può associarsi o dissociarsi in qualsiasi momento dalle categorie per cui l'impresa è già abilitata.

Una distinzione che conta alla fine della procedura: il documento di pubblicazione lo può scaricare e ricaricare anche un collaboratore, ma deve essere firmato digitalmente dal legale rappresentante che opera su quella categoria.

Come funziona: compilazione, approvazione, pubblicazione

Ogni operazione sul catalogo, che sia un nuovo articolo, una modifica o una cancellazione, passa da tre fasi:

Compilazione: inserisci o modifichi gli attributi dell'articolo, a sistema o con il template;
Approvazione: invii l'articolo in approvazione, e il sistema (in alcuni casi anche Consip) ne verifica la coerenza con la documentazione;
Pubblicazione: generi la richiesta di pubblicazione, firmi il documento e lo ricarichi.

Finché non completi la terza fase, la PA non vede la novità. Vale anche per le modifiche di prezzo.

Prepara i dati prima di iniziare

La parte che richiede più tempo è fuori dalla piattaforma: raccogliere i dati giusti per ogni articolo.

Scegli la scheda tecnica di ogni prodotto o servizio e leggi nell'Appendice al Capitolato tecnico quali attributi chiede e con quali valori.
Prepara i campi con cui le PA ti cercano. Il motore di ricerca del portale trova gli articoli per codice articolo del fornitore, codice del produttore, CPV, descrizione tecnica, nome commerciale, marca, fornitore e scheda tecnica. Un nome commerciale vago o una descrizione povera ti rendono difficile da trovare.
Usa solo i caratteri ammessi. Il sistema pubblica l'elenco dei caratteri speciali accettati: lettere greche, pedici e alcuni apici, per esempio, non lo sono.
Prepara immagini e documenti tecnici da associare agli articoli, dove la scheda li prevede.

Immagini, documenti e aree di consegna vanno caricati prima

Immagini, documenti e aree di consegna si caricano prima di inserire l'offerta: durante la compilazione dell'articolo li selezioni, non li carichi. Ci sono tre sezioni apposite nel menu di Gestione catalogo, utilizzabili sia dal legale rappresentante sia dai collaboratori.

Repository immagini: fino a 10 immagini per volta in .jpg, .png o .gif, massimo 2 MB ciascuna e 16 MB in tutto, oppure un .zip con le stesse regole. Il nome del file, estensione compresa, deve essere unico per l'impresa.
Repository documenti: fino a 10 documenti per volta (PDF, Word, Excel, PowerPoint, formati OpenDocument e OpenOffice, .p7m), massimo 2 MB ciascuno e 16 MB per caricamento. Con un .zip ne carichi fino a 200, sempre entro i 16 MB.
Gestione aree di consegna: qui definisci dove consegni il bene o eroghi il servizio. Di partenza trovi la lista Tutta Italia; con Crea nuova area di consegna ne crei altre (il Wiki indica un massimo di 30 aree di consegna) e con la stella scegli quella preferita, che il sistema propone di default sui nuovi articoli.

Un'area di consegna, una volta creata, non si modifica: la elimini e ne crei una nuova, anche con lo stesso nome. Se elimini un'area già associata a un articolo, l'articolo conserva i dati della vecchia area finché non lo modifichi.

Caricare un articolo alla volta

Da Catalogo scegli Inserisci nuova offerta. Il sistema mostra le schede tecniche delle categorie in cui sei abilitato: scegli quella giusta (con la stella la aggiungi ai preferiti) e poi la modalità di inserimento, a sistema o da template.

Con l'inserimento a sistema:

compili gli attributi della scheda tecnica seguendo l'Appendice al Capitolato tecnico;
per l'articolo scegli le aree di consegna e associ immagini e documenti già caricati nei repository;
compili tutti i campi obbligatori e selezioni Salva.

Al salvataggio il sistema mostra l'esito di validazione con le incongruenze rispetto alla scheda. Puoi salvare anche con gli errori, ma dovrai correggerli: lo stesso messaggio te li riproporrà in fase di approvazione e ti impedirà di andare avanti. L'articolo salvato compare in Catalogo con stato In lavorazione.

Se hai molti articoli simili, dal menu a tre puntini di un articolo puoi usare Copia: duplica l'articolo, in qualsiasi stato si trovi, e ne personalizzi i dettagli.

Caricare molti articoli con il template Excel

Per cataloghi grandi conviene lavorare fuori dalla piattaforma. Dalla sezione Operazioni massive (oppure da Inserisci nuova offerta, scegliendo il template) individui la scheda tecnica e scegli l'attività:

inserimento di nuovi articoli;
aggiornamento di articoli esistenti;
cancellazione di articoli;
cancellazione delle bozze di una scheda tecnica.

Per le prime tre scarichi il template, lo compili e lo ricarichi con Importa file. Un template vale per una sola scheda tecnica: se vendi articoli di schede diverse, ti serve un file per ciascuna.

Le istruzioni di compilazione sono dentro il template stesso e nell'Appendice al Capitolato tecnico. Il foglio Schede e attributi, in sola lettura, riassume le proprietà della scheda. Alcune regole del file:

i nomi di immagini e documenti vanno scritti esattamente come nei repository, estensione compresa e rispettando maiuscole e minuscole;
nel campo Area di consegna scegli una delle liste che hai creato. Se lo lasci vuoto il sistema usa l'area preferita; se non vuoi indicarne nessuna, scegli Nessuna selezione;
nel template di aggiornamento indichi SI nella colonna Modificato per gli articoli da cambiare; in quello di cancellazione, SI nella colonna Eliminato.

Scarica il template il più vicino possibile a quando lo usi. Consip aggiorna le schede tecniche il mercoledì e il venerdì dopo le 14:30, e un template vecchio può non corrispondere più alla scheda. Gli articoli che si riferiscono a una versione superata della scheda sono segnalati in elenco con un triangolo; nella sezione Altra documentazione dei bandi Beni e Servizi c'è un documento che elenca le schede aggiornate.

Dopo il caricamento gli articoli compaiono in Catalogo come In lavorazione. Puoi mandarli in approvazione tutti insieme dal menu a tre puntini dell'operazione massiva, con Richiedi approvazione.

Approvazione e stato degli articoli

Per mandare in approvazione articoli inseriti a sistema, filtra in Catalogo quelli In lavorazione, selezionali (fino a 200 alla volta, anche su più pagine) e usa Richiedi approvazione. Lo stato delle richieste lo segui da Richieste di approvazione.

Gli stati che vedrai, e cosa puoi fare in ciascuno:

In lavorazione: hai avviato un inserimento, una modifica o una cancellazione. Puoi modificarla o mandarla in approvazione.
In approvazione: la richiesta è partita; attendi.
Errore validazione: il controllo automatico ha trovato errori. Devi correggere e avviare una nuova lavorazione.
In approvazione Consip: il controllo automatico è passato e l'articolo è all'esame di Consip; attendi.
Approvato o Approvato Consip: puoi mandarlo in pubblicazione o cancellarlo.
Riassegnato: Consip te lo ha rimandato indietro. Puoi modificarlo o cancellarlo.
Rifiutato: Consip lo ha respinto. Puoi solo cancellarlo.
In generazione documento, In attesa firma, In pubblicazione: sono le tappe della pubblicazione.
Pubblicato: l'articolo è visibile alle PA, o la modifica è stata applicata.

Un articolo in errore non blocca gli altri della stessa richiesta: quelli approvati vanno avanti. Per vedere il motivo dell'errore apri il dettaglio della richiesta e la freccia accanto all'articolo; se l'operazione era massiva hai anche un Report errori in Excel e, su richiesta, un Report errori esteso che indica il problema cella per cella. Le correzioni però si fanno sul singolo articolo: lo modifichi, salvi, torna In lavorazione e lo rimandi in approvazione. Se un articolo viene riassegnato o rifiutato, il motivo è sempre scritto nel suo dettaglio.

Pubblicazione e firma

Gli articoli Approvato o Approvato Consip si pubblicano in due modi:

da Catalogo, selezionandoli e usando Genera richiesta pubblicazione;
da Offerte da pubblicare, con Genera richiesta, che include tutti gli articoli approvati presenti nella pagina.

Poi vai in Richieste di pubblicazione. Per le richieste In attesa di firma apri il dettaglio, scarica il documento, fallo firmare digitalmente al legale rappresentante in formato CAdES o PAdES e ricaricalo con Sfoglia e Allega. Da quel momento la richiesta passa in pubblicazione.

Aggiornare prezzi e articoli pubblicati

Un articolo pubblicato si cambia dal menu a tre puntini, con Modifica o Elimina. Lo stesso vale per i prezzi: non esiste una scorciatoia, ogni variazione passa da approvazione e pubblicazione.

Modifica: lavori su una copia che il sistema genera da solo. La salvi, la mandi in approvazione e poi in pubblicazione. Con il template di aggiornamento funziona allo stesso modo: l'articolo resta pubblicato con i vecchi dati finché la modifica non è completa, quindi non sparisce dal catalogo mentre lo aggiorni.
Elimina: anche la cancellazione mette l'articolo in lavorazione e va approvata e pubblicata. Fino alla fine dell'operazione l'offerta resta visibile.

Tenere il catalogo aggiornato non è solo buona pratica. Ogni Appendice al Capitolato tecnico fissa un limite di validità delle offerte a catalogo: se dall'ultimo inserimento o aggiornamento è passato più tempo di quello previsto, l'articolo è considerato non conforme. Lo stesso vale per prezzi obsoleti, con un termine scaduto o manifestamente non congrui.

Le regole che fanno cancellare gli articoli

L'art. 37 delle Regole del sistema di e-procurement ti obbliga a pubblicare solo offerte conformi alla documentazione della categoria. Consip elimina direttamente gli articoli che non lo sono e manda al legale rappresentante una mail con l'elenco in Excel. Nei casi più gravi può avviare un procedimento per violazione delle Regole, con le relative sanzioni.

Gli errori che Consip elenca, in pratica:

offerte fuori categoria o non conformi al Capitolato tecnico e alla sua Appendice;
beni o servizi senza scheda di catalogo, che vanno trattati solo con trattativa diretta o richiesta di offerta;
forniture «a corpo» o «kit», se la documentazione non li prevede;
preventivi rivolti a una specifica PA pubblicati come articoli;
lo stesso articolo duplicato con prezzi diversi;
prezzi non congrui, obsoleti, scaduti o senza le componenti obbligatorie;
offerte oltre il limite di validità previsto dall'Appendice;
allegati non conformi: l'allegato, dove previsto, fa parte dell'offerta e deve essere la scheda tecnica del bene o del servizio. Non può contenere preventivi per una PA, spese di spedizione e trasporto in contrasto con le Condizioni generali di contratto e con il Capitolato, loghi, contatti o riferimenti commerciali dell'impresa, né essere un documento vuoto.

A questi si aggiungono gli errori operativi che fanno perdere tempo:

immagini e documenti non caricati prima nei repository, o scritti nel template con un nome diverso;
template scaricato giorni prima, superato da un aggiornamento della scheda;
legale rappresentante non associato alla categoria, che quindi non può firmare la pubblicazione;
articoli lasciati in «Approvato»: senza richiesta di pubblicazione e firma la PA non li vede.

Se in un menu a tendina della scheda manca un valore che ti serve, puoi chiedere a Consip di aggiungerlo dall'area Comunicazioni del bando Beni o del bando Servizi, purché riguardi quella scheda.

Il DGUE (ESPD) negli acquisti sul MePA

Il DGUE, Documento di gara unico europeo (in inglese ESPD, European Single Procurement Document), non fa parte del catalogo, ma la PA può chiedertelo anche in un ordine diretto da catalogo, oltre che in una trattativa o in una richiesta di offerta. Su Acquisti in rete si gestisce in due modi:

dentro la procedura: nella sezione ESPD/DGUE della procedura (ordine o negoziazione), puoi caricare un file XML già pronto con Upload ESPD oppure compilare la risposta con Crea DGUE Response;
fuori dalla procedura: con la funzione eDGUE del menu laterale del Cruscotto. Scegli «Sono un operatore economico», poi «Importare un DGUE» e carichi il file della PA.

La compilazione segue le sezioni del modello europeo: Procedura (dati dell'impresa e dei rappresentanti, eventuali ausiliarie e subappaltatori), Esclusione (i motivi di esclusione), Selezione (idoneità, capacità economica, capacità tecniche, certificazioni) e Fine. Dal Quadro generale generi i file con Crea Response PDF/XML.

Tre cose da sapere:

vale solo l'XML. Il PDF serve a leggere il documento, ma l'unico formato conforme alla normativa è l'XML;
in un ordine da catalogo la versione firmata digitalmente si carica nella sezione ESPD/DGUE con Upload file;
dopo l'invio dell'offerta la risposta non si modifica più: puoi solo visualizzarla.

Se partecipi in raggruppamento come mandataria, prima di creare la risposta indichi per quale impresa la stai compilando.

Domande frequenti

Senza catalogo posso lavorare sul MePA? Il catalogo serve a ricevere ordini diretti. Trattative dirette e richieste di offerta si rivolgono alle imprese abilitate nella categoria e sono l'unica strada per i beni e servizi che non hanno una scheda di catalogo.

Quanto tempo ci vuole per vedere un articolo pubblicato? Dipende dai passaggi: il controllo automatico, l'eventuale esame di Consip e la tua firma del documento di pubblicazione. Il Wiki di Consip non indica tempi garantiti; puoi seguire ogni passaggio dallo stato dell'articolo.

Se cambio il prezzo, l'articolo sparisce dal catalogo finché non è approvato? No. La modifica lavora su una copia e l'articolo resta pubblicato con i dati precedenti finché la modifica non viene pubblicata.

Un collaboratore può caricare il catalogo al posto mio? Sì, se è autorizzato a gestire il catalogo: può inserire articoli, caricare immagini e documenti, scaricare e ricaricare il documento di pubblicazione. La firma digitale di quel documento però deve essere del legale rappresentante associato alla categoria.

Il DGUE in PDF va bene? No. Il PDF è solo una copia leggibile: il formato valido è l'XML generato dalla piattaforma.

Da qui in avanti

Il quadro completo del mercato elettronico, dagli strumenti di acquisto alla documentazione da tenere pronta, è nella nostra guida al MEPA e alle gare d'appalto.

Se vuoi qualcuno che prepari schede, template e aggiornamenti al posto tuo, Aumatex affianca le imprese nelle gare d'appalto e sul MEPA. Con Smart MEPA puoi orientarti tra bandi, categorie e requisiti. Per un caso specifico, scrivici.

Fonti: Wiki Acquisti in rete PA, Gestione offerte a catalogo, Operazioni massive sul catalogo, Stato di un articolo, Caricare da sistema, Articolo da template, Modificare e cancellare articoli dal catalogo, Repository immagini, Repository documenti, Gestione aree di consegna, Ricercare gli articoli sul tuo catalogo, Procedura di acquisto da catalogo, Mercato Elettronico - MePA e Documento di gara unico europeo. Consip, Mercati digitali. Regole del sistema di e-procurement della PA (art. 37).